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Rechnungen schreiben ist wichtig für dein eigenes Business. Denn so kommt Geld in die Kasse. Aber hast Du schon mal gecheckt, ob sie korrekt sind? Hast du alle Pflichtangaben auf deiner Rechnung stehen?
Rechnungen gehören zum Alltag vieler Selbstständiger. Doch was muss wirklich drauf stehen? Gelten für Kleinunternehmer:innen oder Kleinbetragsrechnungen andere Regeln? Hier erfährst du alles Wichtige zum Thema Pflichtangaben auf Rechnungen.
Deine Rechnung ist mehr als nur ein PDF mit Zahlen
Die meisten werden im Arbeitsalltag nicht darüber nachdenken, ob eine Rechnung richtig ist. Sie zahlen den genannten Betrag und legen den Beleg zu den anderen Buchhaltungsunterlagen. Solange die Rechnung alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, also alle Pflichtangaben auf der Rechnung stehen, ist das kein Problem. Es wird meist dann kritisch, wenn das Finanzamt eine fehlerhafte Rechnung in der Buchhaltung findet. Oft ist es dann zu spät, noch zu reagieren.
Rechnungen sind wichtig für die Besteuerung deines Betriebs. Zuerst für die Umsatzsteuer, später auch für die Einkommensteuer und ggf. Gewerbesteuer. Deshalb sind sie für den Staat von großer Bedeutung. Daher hat er viele Gesetze erlassen, die die Rechnungsstellung regeln. Die Rechnungen, die du schreibst, enthalten normalerweise Umsatzsteuer. Die musst du ans Finanzamt zahlen. Du kannst die Umsatzsteuer, die auf Rechnungen anderer Unternehmen steht, als Vorsteuer vom Finanzamt zurückverlangen. Die Abrechnung mit dem Finanzamt passiert regelmäßig über die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wahrscheinlich nutzt du dafür ein Programm, in das du alle Rechnungen eingibst.
Wenn eine oder mehrere Rechnungen jedoch falsch sind, kann das für dich richtig teuer werden. Wusstest du, dass das Finanzamt dir den Vorsteuerabzug verweigern kann? Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer sogar die Buchhaltung teilweise oder komplett verwerfen und deinen Umsatz schätzen. Dieser geschätzte Umsatz ist dann auch die Grundlage für alle deine Steuern. Deine Kund:innen können dir die Zahlung verweigern, bis deine Rechnung korrekt ist. Das kostet dich im besten Fall viel Zeit, im schlimmsten auch noch eine Menge Geld.
Darum ist es so wichtig, dass du deine Rechnungen richtig schreibst. Am besten von Beginn an, und mit allem, was notwendig ist.
Wann ist eine Rechnung korrekt?
Eine sog. „ordnungsgemäße Rechnung“ enthält alle wichtigen Informationen und entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Die Regeln dazu stehen in § 14 UStG (kurz für: Umsatzsteuergesetz). Dort findest du eine Liste, die dir sagt, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen müssen. Das Gesetz sagt eigentlich schon sehr genau, was verlangt wird. Könnte man meinen. Denn es gibt viele Gerichtsurteile, die genauer auf einzelne Angaben eingehen. Ist wohl für manche doch nicht so klar gewesen, was unter den jeweiligen Punkten zu verstehen ist.
Wenn auch du mehr über die Pflichtangaben auf Rechnungen und deren Bedeutung wissen willst: Hol dir hier meine Checkliste: Rechtssichere Rechnung! Schaffe dir Rechtssicherheit direkt an der Basis, mit Liste zum Abhaken.
Die 8 Pflichtangaben einer Rechnung
Wenn du eine Leistung für jemanden erbringst, bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung dafür zu schreiben (steht auch in § 14 UStG). Damit diese steuerlich anerkannt wird – z. B. für den Vorsteuerabzug deiner Kund:innen – muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten:
Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
Auszug aus § 14 Abs. 4 UStG (Gesetze im Internet, ein Service des Bundesministeriums der Justiz)
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; […]
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Manchmal müssen noch weitere Angaben gemacht werden. Das steht auch im Gesetz. Die drei wichtigsten Sonderfälle erkläre ich im nächsten Abschnitt.
Tipp: Wenn du Rechnungen mit einer Buchhaltungssoftware schreibst, werden diese Pflichtangaben meist automatisch abgefragt – das reduziert Fehlerquellen erheblich.
Die 3 wichtigsten Sonderfälle beim Rechnungen schreiben
Die gängigsten Ausnahmen von der oben genannten Auflistung sind die Kleinunternehmer-Regelung und umsatzsteuerfreie Leistungen wie die eines Versicherungsvermittlers. Außerdem gibt es Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von maximal 250 Euro brutto, also inklusive Steuer.
Die Kleinunternehmer-Regelung nach §19 UStG
Wenn dein Umsatz im Jahr nicht höher als 25.000 Euro ist, bist du ein „Kleinunternehmer“ und zahlst keine Umsatzsteuer. Dein Gesamtumsatz ist die Summe aller Rechnungsbeträge, die du in einem Jahr erstellt hast. Der Betrag wurde zum 01.01.2025 angepasst und erhöht. Für Kalenderjahre vor 2025, also für 2024 und früher, gilt eine Grenze von 22.000 Euro.
Du schreibst Deine Rechnungen „netto wie brutto„, lässt also die Umsatzsteuer weg. Das darfst du nicht einfach so machen. Du musst begründen, warum du die Umsatzsteuer weglässt. Deine Rechnung muss einen Zusatz enthalten, der das erklärt.
Zum Beispiel: "Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."
Steuerfreie Umsätze nach §4 UStG – zum Beispiel bei Versicherungsvermittlung
Als Versicherungsmakler schreibst du auch keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen. Deine Dienstleistung ist von der Umsatzsteuer befreit. Damit deine Rechnungen trotzdem ordnungsgemäß sind, musst du wie beim Kleinunternehmer einen Zusatz reinschreiben. Denn auch hier muss man sagen, warum in der Rechnung keine Umsatzsteuer steht.
Zum Beispiel: "Umsätze sind steuerfrei gemäß § 4 Nr. 11 UStG."
Im § 4 UStG zur Befreiung von der Umsatzsteuer stehen auch andere Personengruppen, die ihre Dienstleistungen ohne Umsatzsteuer anbieten dürfen (mit dem entsprechenden Hinweis auf ihren Rechnungen). Wenn du nicht sicher bist, ob dein Angebot eine der Ausnahmen ist, suche einfach mit Hilfe einer Suchmaschine Deines Vertrauens danach.
Kleinbetragsrechnung
Bei Rechnungen bis 250 Euro (brutto, also inkl. Umsatzsteuer) reicht eine sog. Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV, kurz für: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Ein typisches Beispiel dafür wäre eine Quittung. Sie muss nur diese Angaben enthalten:
- Dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift, zum Beispiel auf einem Stempel
- Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst
- Menge und genaue Bezeichnung der Dienstleistung bzw. Ware, über die abgerechnet wird
- Der Rechnungsbetrag inklusive Steuer, keine Aufteilung nötig
- Es muss angegeben werden, welcher Steuersatz (in Deutschland üblicherweise 19 %, Stand 2025) gilt oder warum keine Umsatzsteuer angegeben ist
Bei der Kleinbetragsrechnung kannst du freiwillig mehr Angaben machen. Die müssen dann jedoch genauso korrekt sein und die Anforderungen erfüllen wie eine „große“ Rechnung. Auch eine Kleinbetragsrechnung kann fehlerhaft sein und die oben genannten Konsequenzen haben. Meine Empfehlung: Wenn Du eine Kleinbetragsrechnung schreibst, bleib bei den reduzierten Angaben. Das geht schneller und man macht weniger Fehler.
Aber es gibt auch Ausnahmen. Für Ware, die aus Deutschland ins Ausland geschickt wird, oder für Dienstleistungen, bei denen der Empfänger die Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen muss, dürfen keine Kleinbetragsrechnungen ausgestellt werden. Das Gesetz verlangt eine normale Rechnung.
Fazit
Rechnungen schreiben ist leicht. Mit der richtigen Software wird es für dich zum Kinderspiel. Achte auf die Pflichtangaben – je nach Rechnungsart und Betrag. Nur so sind deine Rechnungen steuerlich gültig und du vermeidest unnötige Probleme, mit deinen Kund:innen und mit dem Finanzamt.
Um dich dabei zu unterstützen, habe ich meine Checkliste: Rechtssichere Rechnung entwickelt. Sie enthält alle Pflichtangaben zum Abhaken. Hol sie dir hier für 0 Euro und verschaffe dir Rechtssicherheit direkt an der Basis. Außerdem findest du darin weitere Informationen zu den jeweiligen Punkten und was sie wirklich bedeuten.
Was ist deine größte Herausforderung beim Rechnungen schreiben? Schreib es gerne in die Kommentare!
