Mit der Selbstständigkeit verbinden viele Freiheit und Unabhängigkeit. Kaum jemand denkt dabei an Buchhaltung und Steuern. Leider steht das jedoch bei jedem Business im Kleingedruckten.
Wenn du nicht bereits von Freunden oder Bekannten darauf hingewiesen wurdest, erinnert dich irgendwann das Finanzamt freundlich daran, dass du noch gewisse Pflichten hast. Du beginnst zu recherchieren und findest über Google unzählige Informationen, die dir in juristischem Kauderwelsch weismachen wollen, dass nur ihr Weg der einzig zulässige ist. Ich hätte mich danach am liebsten unter einer Decke versteckt, weil ich von der Flut an Dingen, die ich angeblich sofort erledigen sollte, überfordert gewesen wäre. Verstanden hätte ich davon wohl nichts.
Wenn es dir jetzt so oder so ähnlich geht, kann ich dich beruhigen. Buchhaltung ist kein Hexenwerk! Es hat auch nichts damit zu tun, irgendwelchen finsteren Gottheiten zu huldigen, deine Seele zu verkaufen oder uralte mystische Formeln zu rezitieren. Du brauchst weder vor Zahlen noch vor dem Thema Buchhaltung und Steuern an sich Angst zu haben. Denn ich verrate dir hier, was du zu Beginn wirklich wissen solltest – leicht verständlich wie ein gemütlicher Spaziergang im Herbst. Begleite mich gerne ein Stück.
Der große Irrtum
Pustet man über einen alten Wälzer, muss man erst einmal ordentlich husten. Der Grund: Der viele Staub in der Luft. Viele haben dieses Bild im Kopf, wenn es um Themen wie Buchhaltung und Steuern geht: Staubtrocken, kompliziert und nur für Steuerprofis verständlich. Und ja, ich verstehe das total! Die unglaublich umfangreiche Sammlung an Gesetzen und Urteilen ist sehr juristisch formuliert. Beinahe wie ein äußerst voluminöses und massives Buch voller Magieformeln in einer fremden, mystischen Sprache. Um da durchzusteigen, braucht man entweder eine entsprechende Ausbildung oder jemanden, der es einem übersetzt. Genau das möchte ich hier für dich tun: Das Fachchinesisch in Alltagssprache übersetzen.
Ganz ohne eine kleine Begriffsklärung geht es jedoch leider nicht. Das Wort „Buchhaltung” wird nämlich oft sehr umgangssprachlich verwendet. Dadurch entsteht bei jedem eine andere Vorstellung davon, was darunter zu verstehen ist. Und nein, damit meine ich nicht, dass du einen Stapel Bücher in die Hand nimmst und sie vor dir hältst.
Der Begriff: Buchhaltung
Niemand bemüht sich, den genauen Sinn klarzustellen. Es entsteht ein großes, böses Ungetüm, auf das niemand näher eingehen möchte. Dabei bezeichnet der Begriff „Buchhaltung” schlicht die Organisation deiner Belege und Rechnungen, also das, was du ohnehin tust, wenn du deine Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten willst. Für deinen Haushalt machst du das vielleicht sogar schon, ohne zu wissen, dass es sich dabei um eine Form der Buchhaltung handelt. Der Rahmen ist eher klein und das Finanzamt wird sich wahrscheinlich auch weniger für das Ergebnis interessieren.
In deinem Business sieht es nur wenig anders aus. Auch wenn das Finanzamt ein berechtigtes Interesse daran hat, dass du deine Buchhaltung ordentlich erledigst, ist es im Grunde wie im Haushalt: Du sammelst und organisierst deine Einnahmen und Ausgaben, um den Überblick zu behalten. Nicht mehr und nicht weniger.
Buchhaltung vs. Buchführung
Demgegenüber steht der Begriff „Buchführung”. Auch wenn die beiden Begriffe umgangssprachlich gleichbedeutend verwendet werden, ist „Buchführung” tatsächlich gesetzlich geregelt. In vielen Fällen sind Unternehmen erst von den entsprechenden Gesetzen betroffen, wenn sie eine bestimmte Größe erreicht haben.
Auszug aus dem Gesetz (Stand: 2025)
- ab einem Gesamtumsatz von 800.000 €/Jahr oder
- ab einem Gewinn von 80.000 €/Jahr
Quelle: Gesetze im Internet, § 141 AO
Erst wenn du mit deinem Unternehmen diese gesetzlich genau geregelten Voraussetzungen erfüllst, wirst du vom Finanzamt angeschrieben und aufgefordert, eine „Buchführung” zu erstellen. Bis du diese Werte erreichst, genügt eine einfache Buchhaltung.
Warum Buchhaltung trotzdem wichtig ist
Buchhaltung hilft dir nicht nur, das Finanzamt zufriedenzustellen. Sie zeigt dir, wo du mit deinem Business stehst und wie du wachsen kannst. Deine Buchhaltung ist kein Selbstzweck, der dich einschränkt, sondern ein mächtiges Werkzeug, das dir den Rücken stärkt.
Du brauchst dafür keine Magie, sondern nur eine zu dir und deinem Business passende Struktur. Und eine Routine, die dir dabei hilft, diese auch wirklich zu nutzen. Zugegeben, das könnte sich dann vielleicht wie Magie anfühlen, aber es ist „nur” ein kleiner Trick mit großer Wirkung.
Wie du dir deine Buchhaltung leichter machst
Sobald du deine Struktur und Routine erstellt hast, empfehle ich dir, ein Buchhaltungsprogramm zu verwenden. Diese Tools sind speziell dafür programmiert, dir bei der Buchhaltung zu helfen. Sie sind quasi dein magischer kleiner Assistent. Es gibt mittlerweile einige gute Programme, die du komplett kostenfrei verwenden kannst, allerdings teilweise mit erheblichen Funktionseinschränkungen. Für den Start reicht das aber allemal. So kannst du auch herausfinden, mit welchem Programm du besser zurechtkommst. Gerade bei Themen, die ohnehin ungern angegangen werden (wie die Buchhaltung), ist es hilfreich, wenn das Tool, das dich unterstützen soll, sich möglichst einfach und intuitiv bedienen lässt.
Deine Buchhaltung muss nicht von Anfang an perfekt sein. Baue dir lieber Stück für Stück ein System auf, das mit deinem Business und dir mitwächst. Du brauchst kein 08/15-System, sondern Strukturen, die deinen individuellen Bedürfnissen gerecht werden. Wie du siehst, hat das nichts mit Magie oder Hexen zu tun. Manchmal braucht es nur eine kleine Prise Feenstaub – äh, ich meine natürlich eine Übersetzung – und alles wird gleich viel leichter.
Fazit
Ein eigenes Business, Buchhaltung und Steuern sind für mich untrennbar miteinander verbunden. Ich kann nicht A sagen, ohne B in Kauf nehmen zu müssen. Aber ich verstehe jeden, dem das nicht so geht. Ganz ehrlich, nicht jede:r möchte erst eine steuerliche Grundausbildung absolvieren, bevor die eigene Selbstständigkeit startet. Und das muss auch nicht sein.
Um das Wichtigste zu verstehen, brauchst du nur jemanden, der es dir verständlich erklärt (ganz ohne Wissen geht es leider nicht). Und um mit deiner Buchhaltung zu starten, fange einfach an, deine Belege zu sammeln und aufzubewahren. Das ist der erste Schritt.
Wenn du wissen möchtest, wie eine solche Struktur aussehen kann und wie einfach die passende Routine dazu ist, dann hol dir gerne meinen „Buchhaltungs-Kompass“ hier für 0€ – deine Prise Feenstaub für dein Business.
Steckst du gerade irgendwo mit deiner Buchhaltung fest? Verrate mir doch gleich hier in den Kommentaren deine größte Hürde.
