Kaum bist du selbstständig, taucht gefühlt überall die Kleinunternehmerregelung auf. Die kleinste Erwähnung reicht, um in Gesprächen ungefragt Tipps und Halbwissen präsentiert zu bekommen, wie gut oder schlecht diese Regelung doch sei. Recherchierst du im Internet, findest du eine schiere Flut an mehr oder weniger brauchbaren Informationen dazu, bist aber hinterher kein bisschen schlauer. Was genau ist denn jetzt diese Kleinunternehmerregelung, und vor allem, was bedeutet sie für dich und dein Business?
Hier bekommst du einen fundierten Überblick, ganz ohne Fachchinesisch. Damit du am Ende weißt, was die Kleinunternehmerregelung wirklich ist, worauf du dabei achten solltest, und ob sie für dich als Unternehmerin Sinn macht. Lass uns also direkt ins Thema einsteigen!
Das bedeutet die Kleinunternehmerregelung
Der Begriff „Kleinunternehmer“ ist eine rein umsatzsteuerliche Regel. Mit dieser Regelung sollen Unternehmer:innen entlastet werden, die mit ihrem Business noch ganz am Anfang stehen, oder generell nicht viele Einnahmen erzielen. Sie bedeutet weniger Bürokratie und damit weniger Arbeit in steuerlichen Dingen für diese Unternehmen.
Leider wird der Begriff häufig eher umgangssprachlich genutzt, um kleine Unternehmen generell zu beschreiben. Dadurch entstehen jedoch viele Missverständnisse, was wiederum Unsicherheit im Umgang mit dieser Regelung hervorruft.
Wie die Kleinunternehmerregelung wirklich funktioniert
Ihre Kernpunkte sind:
- kein Ausweis der Umsatzsteuer auf den eigenen Rechnungen, die Preise stehen brutto wie netto auf der Rechnung
- kein Vorsteuerabzug aus Rechnungen, die du von anderen Unternehmen für dein Business bekommst
Außerdem bist du von der unterjährigen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen befreit. Du musst lediglich einmal im Jahr die Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt einreichen. Das reduziert auch den Verwaltungsaufwand beim Finanzamt, ist also eine Win-Win-Situation für beide Seiten.
Um von der Kleinunternehmerregelung zu profitieren, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein. Diese schauen wir uns im nächsten Abschnitt genauer an.
Die wichtigsten Grenzen und Zahlen einfach erklärt
Seit dem 01.01.2025 gelten diese Grenzen bzw. Voraussetzungen:
- bis zu 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr
- maximal 100.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr
Mit Umsatz sind alle Einnahmen gemeint, die du mit deinem Business erzielst. Wenn du deine Ausgaben davon abziehst, wäre das der Gewinn. Der ist jedoch für die Kleinunternehmerregelung nicht von Bedeutung.
Wichtig ist, dass du zum 31.12. eines Jahres nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz gemacht hast. Liegst du an diesem Datum über 25.000 Euro, dann bist du ab dem nächsten Jahr umsatzsteuerpflichtig und keine Kleinunternehmerin mehr.
Beispiel A:
Du hast bis einschließlich 31.12.2025 einen Gesamtumsatz von 24.780 Euro erzielt. Im Jahr 2026 bist du weiterhin Kleinunternehmerin, weil du unterhalb der Grenze bleibst. Für dich ändert sich nichts.
Beispiel B:
Du hast bis einschließlich 31.12.2025 einen Gesamtumsatz von 25.390 Euro erzielt. Ab dem 01.01.2026 musst du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen, weil du, wenn auch nur knapp, über die Grenze gekommen bist.
Was passiert, wenn du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro überschreitest, erkläre ich im Abschnitt „Der Übergang raus aus der Kleinunternehmerregelung“ weiter unten.
Was die Kleinunternehmerregelung konkret für dich bedeutet
Wie alle anderen Unternehmer:innen auch, bist du verpflichtet ordentliche Rechnungen zu schreiben, wenn jemand deine Produkte oder Dienstleistungen kauft. Du lässt dabei im Grunde nur die Umsatzsteuer weg, die wird nicht gesondert aufgeführt, sondern durch einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ersetzt.
Wenn du wissen möchtest, wie du eine korrekte Rechnung schreibst, dann lies den Artikel „Pflichtangaben auf Rechnungen – das muss alles drin stehen„. Darin erkläre ich in einem eigenen Absatz alles Wichtige, was du als Kleinunternehmerin unbedingt beachten solltest.
Du bist ebenfalls verpflichtet deine Ausgaben vollständig festzuhalten. Die Befreiung von der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit dich nämlich nicht davon, eine ordentliche Buchhaltung zu erstellen. Dazu bist du auch als Kleinunternehmerin ab dem ersten Euro verpflichtet. Deine so festgehaltenen Einnahmen und Ausgaben sind regelmäßig die Grundlage für unter anderem die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Wie jede gesetzliche Regelung hat auch die Kleinunternehmerregelung zwei Seiten.
Ihre Vorteile sind:
- Wegfall der Umsatzsteuer-Voranmeldung, weniger Bürokratie = weniger Administrationsaufwand
- vereinfachte Regelungen beim Rechnungen schreiben
- geringere finanzielle Belastung durch den Wegfall der Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt
Ihre Nachteile sind:
- bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Ländern gilt fast immer das Reverse-Charge-Verfahren, du musst die Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen, darfst sie aber nicht als Vorsteuer geltend machen
- andere Unternehmen wollen aus verschiedenen Gründen seltener mit dir zusammenarbeiten
- du nimmst einen Auftrag/Verkauf nicht an, aus Angst vor der Umsatzgrenze
Als Gründerin mit einem frischen Business kann dir diese Regelung einiges an steuerlichen Hürden ersparen. Besonders ganz am Anfang gibt es ohnehin genug, um das du dich kümmern musst, und das du beachten solltest. Dass Umsatzsteuer-Voranmeldungen dank dieser Regelung wegfallen, macht es ein bisschen leichter, im Unternehmerinnen-Dasein anzukommen.
Wann die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist – und wann nicht
Ob deine Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ich möchte dir ein paar Aspekte zeigen, die dir dabei helfen können, die für dich passende Wahl zu treffen.
Sie ist für dich sinnvoll, wenn…
- du viele sog. B2C-Geschäfte machst, also deine Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen verkaufst. Dann kannst du den Preis „Brutto wie Netto“ auf deinen Rechnungen ausweisen. Das erscheint vielen als günstiges Angebot und sie kaufen womöglich eher bei dir. So kommst du schneller an erste Einnahmen und siehst direkt erste Erfolge.
- du mit deinem Business nur wenige Ausgaben hast, zum Beispiel weil du Dienstleistungen anbietest. Die in diesen Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer reduziert als sog. Vorsteuer deine Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt zahlen musst (wenn du keine Kleinunternehmerin bist). Deine potentielle Umsatzsteuer würde in diesem Fall deine Vorsteuer bei weitem übersteigen. Der Aufwand, diese Vorsteuer vom Finanzamt zurückzuholen, lohnt sich für dich nicht.
Sie ist nicht sinnvoll für dich, wenn…
- du eher B2B-Geschäfte machst, deine Kund:innen also selbst Unternehmer:innen sind. Sie kaufen deine Waren oder Dienstleistungen für ihr eigenes Business bei dir. Eine Kaufentscheidung könnte für sie sein, dass sie die Vorsteuer aus deinen Rechnungen in ihrer Steuererklärung angeben können.
- du hohe Ausgaben hast, zum Beispiel für die Anschaffung von Ware, Material, Equipment, oder größere Dienstleistungen, dann könnte es sich für dich durchaus rechnen, dir die Vorsteuer aus diesen Rechnungen über die Umsatzsteuererklärung vom Finanzamt zurückzuholen.
- du vorhast, schnell zu wachsen, du bereits viele Verkaufe hast, oder deine Produkte sind entsprechend hochpreisig, dass du mit wenigen Verkäufen die Grenzen überschreiten würdest. Dann könnten sich die 25.000 € (Stand 2025) für dich wie ein Deckel anfühlen. Eine „magische“ Hürde, die du nicht überschreiten darfst. Das würde zusätzlichen mentalen Stress bedeuten, den du dir vielleicht lieber ersparen möchtest und von Anfang an auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest.
Der Übergang raus aus der Kleinunternehmerregelung
Erreichst du im Laufe des Jahres die Grenze von 25.000 € (Stand 2025), ist das erstmal kein Grund zur Panik. Der Gesetzgeber hat eine Übergangslösung eingebraut, die es dir ermöglicht, auch für den Rest des Jahres noch Rechnungen gemäß der Kleinunternehmerregelung zu schreiben. Bis 100.000 € (Stand 2025) sind so vollkommen unproblematisch.
Ab dem 01.01. des Folgejahres schreibst du dann deine Rechnungen mit dem offenen Ausweis der Umsatzsteuer. Mehr steckt nicht dahinter. Du siehst, aus der Kleinunternehmerregelung rauszuwachsen ist nicht kompliziert. Du solltest lediglich für dich ein paar Entscheidungen treffen, ohne die du dir das Leben sonst unnötig schwer machst. Unter anderem solltest du dir überlegen, wie du künftig deine Preise gestalten möchtest. Sollen die bisherigen Preise das neue Netto sein, oder Brutto? Damit hast du schon den schwierigsten Teil in Sachen Übergang gemeistert.
Einen ausführlichen Blogartikel zum Übergang raus aus der Kleinunternehmerregelung folgt in Kürze!
Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung – das ist wichtig!
Nur weil du gerade erst mit deinem Business startest, oder lediglich geringe Umsätze machst, heißt das nicht automatisch, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Du darfst auch von Anfang an auf sie verzichten. Diese Entscheidung solltest du dir gut überlegen, denn solange du mit deinen Umsätzen unter 25.000 € (Stand 2025) liegst, bist du 5 Jahre daran gebunden.
Sind diese ersten 5 Jahre abgelaufen und du bist mit deinen Umsätzen weiterhin unter 25.000 €, dann darfst du erneut wählen. Nimmst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, oder verzichtest du weitere 5 Jahre darauf.
Den Verzicht kannst du gegenüber dem Finanzamt formlos erklären, oder durch Abgabe einer entsprechenden Umsatzsteuererklärung. Solltest du den Verzicht nach 5 Jahren widerrufen wollen, teile das dem Finanzamt am besten frühzeitig schriftlich mit. So vermeidest du unnötigen Ärger und Missverständnisse.
Häufige Missverständnisse, die viele Selbstständige verunsichern
Obwohl, oder gerade weil der Abschnitt im Gesetz zur Kleinunternehmerregelung relativ kurz ist, gibt es zahlreiche Missverständnisse. Dies sind die 3 häufigsten:
- Mit der Kleinunternehmerregelung spare ich Steuern
- Viele denken, wenn sie keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen sie weniger Steuern zahlen. Das ist jedoch nur die halbe Wahrheit. Denn wer keine Umsatzsteuer zahlt, kann auch keine Vorsteuer geltend machen. Vorsteuer ist diejenige Umsatzsteuer, die auf den Rechnungen anderer Unternehmen steht, deren Waren oder Dienstleistungen du für dein Unternehmen gekauft hast. Je nachdem, wie dein Businessstand ist, kann das sogar teuer für dich werden. Hohe Ausgaben erzeugen hohe Vorsteuer, wohingegen niedrige Einnahmen nur geringe Umsatzsteuer erzeugen, die Differenz ist ein sog. Vorsteuerüberhang, den du dir vom Finanzamt zurückholen kannst. Daher sollten immer beide Seiten betrachtet werden.
- Als Kleinunternehmerin muss ich mich nicht um Buchhaltun kümmern
- Ein fataler Irrglaube, der immer in einem bösen Erwachen endet. Denn die Kleinunternehmerregelung ist nur eine Vereinfachung in Sachen Umsatzsteuer, alle anderen steuerlichen Pflichten bleiben uneingeschränkt erhalten. Wer das ignoriert oder auf die leichte Schulter nimmt, hat am Ende unnötig Stress dank Belegchaos, gepaart mit Unsicherheit. Du machst dir dein Businessleben leichter, wenn du von Beginn an auf korrekte Rechnungen und eine regelmäßige Buchhaltung achtest.
- Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich immer am Anfang
- Das ist eine Pauschalisierung, die dich viel Geld kosten kann. Wie weiter oben bei den Nachteilen bereits beschrieben, kann es sich durchaus für dich lohnen, ganz bewusst auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Vor allem, wenn du viele Ausgaben und nur wenige Einnahmen hast, oder hauptsächlich im B2B Geschäft unterwegs bist, oder sehr schnell mit deinem Business wächst. Im Steuerrecht gibt es nur sehr wenige Aussagen, die wirklich pauschal verallgemeinert werden können. In den meisten Fällen lohnt sich ein Blick auf die individuelle Situation, weil einfach zu viele Faktoren Einfluss nehmen.
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung ist an sich nicht schwer zu handhaben, wenn man ein paar Dinge beachtet. Wie alle gesetzlichen Regelungen hat sie durchaus ihre Vorteile, kann aber auch schnell zum Hindernis werden. Ob du sie in Anspruch nimmst, oder lieber auf sie verzichtest, hängt stark von deiner individuellen Situation und deinen persönlichen Vorlieben ab.
Da es dir freisteht, ob du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst oder nicht, solltest du dir überlegen, was dir in deinem Business wichtig ist. Es ist keine Schande, sich das unternehmerische Leben etwas zu erleichtern und als Kleinunternehmerin zu starten. Denn am Ende musst du dich mit deiner Entscheidung wohlfühlen und die Folgen daraus tragen, ganz egal was andere dir versuchen weißzumachen.
Du bist dir unsicher, ob die Kleinunternehmerregelung zu dir passt, oder hast allgemein Fragen dazu? Schreib mir eine Mail über das Kontaktformular! Ich lese jede Nachricht und antworte garantiert. Damit du endlich Klarheit hast!