Du hast dich entschieden: Du wagst den Schritt in die Selbstständigkeit! Du bist aufgeregt, voller Vorfreude, Ideen und Tatendrang. Die Anmeldung beim örtlichen Gewerbeamt war zwar mit einer langen Wartezeit verbunden, aber du hast sie erfolgreich gemeistert. Ein paar Wochen später folgt die erste unerwartete Überraschung: Im Postfach liegt ein Brief vom Finanzamt mit der Aufforderung, einen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” auszufüllen und an sie zu übermitteln.
Die erste Reaktion ist Schock! Meist folgt als zweite Reaktion Panik. Was will das Finanzamt denn jetzt schon von dir wissen? Du hast doch noch nicht einmal richtig Geld verdient! Und woher wissen die überhaupt, dass du jetzt selbstständig bist?
All diese Reaktionen und Fragen sind mehr als berechtigt. In diesem Artikel möchte ich dir Antworten darauf geben und dir einen Überblick darüber verschaffen, was es mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auf sich hat, wer ihn abgeben muss und wie du dir das Ausfüllen erleichtern kannst.
Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
Dieser Fragebogen ist ein amtliches Formular, das ähnlich wie eine Steuererklärung aufgebaut ist. Er dient dazu, dich und deine neue Selbstständigkeit kennenzulernen. So kann das Finanzamt dich von Beginn an steuerlich besser einschätzen.
Zum Vergleich: Wenn du eine Anstellung beginnst, übernimmt dein neuer Arbeitgeber die Aufgabe, deine Eckdaten an das Finanzamt zu melden. Mithilfe dieser Eckdaten (u. a. Steuerklasse, Anzahl der Kinder, Religionszugehörigkeit, Höhe der monatlichen Entlohnung) kann das Finanzamt die Höhe deiner Lohnsteuer ermitteln. Diese muss der Arbeitgeber von deiner Entlohnung einbehalten und an das Finanzamt überweisen.
Damit das auch bei Selbstständigen analog passiert, gibt es den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Mithilfe der Eckdaten aus diesem Fragebogen kann das Finanzamt deine voraussichtliche Einkommen- und Umsatzsteuer grob berechnen und bei Bedarf entsprechende Vorauszahlungen festsetzen.
Das hat für dich sowohl Vor- als auch Nachteile:
- Ein Nachteil ist, dass dir das Geld, das du verdienst, nicht in voller Höhe zur Verfügung steht. Du kannst nicht selbst damit wirtschaften, es anlegen oder investieren.
- Vorteil: Du zahlst bereits im laufenden Jahr einen großen Teil deiner Steuern, auf kleine Beträge verteilt. So musst du nicht den gesamten Betrag auf einmal überweisen. Unter Umständen bekommst du nach Abgabe der Steuererklärung für das Jahr sogar eine Erstattung.
Wer muss diesen Fragebogen ausfüllen?
Jede Person, die sich selbstständig macht, ist gesetzlich dazu verpflichtet, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Genauso bist du verpflichtet, dein Gewerbe beim örtlichen Gewerbeamt anzumelden.
Dadurch erfährt das Finanzamt automatisch von deiner Selbstständigkeit. Die Gewerbeämter sind nämlich gesetzlich dazu verpflichtet, diese Anmeldung an das Finanzamt weiterzuleiten.
In dem Gesetz, in dem diese Pflicht verankert ist, ist auch festgelegt, dass du dafür einen Monat Zeit hast. Dieser beginnt mit dem Datum, an dem du deine Selbstständigkeit beim Gewerbeamt angemeldet hast.
Die wenigsten Selbstständigen wissen, dass sie den Fragebogen ausfüllen müssen. Soweit ich weiß, wird man auf dem Gewerbeamt auch nicht darauf hingewiesen. Der Brief vom Finanzamt mit der Aufforderung zur Abgabe kommt außerdem erst, wenn der Monat bereits rum ist. Aber keine Panik! Auch die Finanzbeamten wissen das. Der Text im Schreiben ist ein Standardtext: sehr förmlich, juristisch und wahrscheinlich auch ein wenig einschüchternd. Lass dich davon bitte nicht verunsichern! Atme einmal tief durch und lies in Ruhe weiter. Die für dich wichtigste Information ist die Frist, die ganz am Ende des Schreibens steht. Bis zu diesem Datum hast du Zeit, den Fragebogen auszufüllen und an das Finanzamt zu schicken.
Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, woher du das Formular für den Fragebogen bekommst und was das Finanzamt darin von dir wissen möchte.
Wo du den Fragebogen findest, und was dich darin erwartet
Seit 2021 kann der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nur noch elektronisch beim Finanzamt eingereicht werden. Wenn du dir kein Steuerprogramm zulegen möchtest, kannst du den Fragebogen auch ganz einfach über das Elster-Portal ausfüllen. Das funktioniert in jedem Browser, ganz unabhängig von irgendeiner Software.
Tipp: Erstelle dir am besten zeitnah ein Elster-Konto. Die Einrichtung ist in wenigen Minuten erledigt, aber du musst bis zu zwei Wochen auf deine Zugangscodes warten.
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung werden unter anderem folgende „Fragen” gestellt:
- Allgemeine Angaben
- Persönliche Angaben wie Name, Adresse, ID-Nummer usw. (wie in jeder Steuererklärung)
- Angaben zu deinem Unternehmen und deiner Tätigkeit
- Wie nennt sich dein Business und von welcher Anschrift aus betreibst du es? (Analog zu den persönlichen Informationen, nur eben bezogen auf dein Business.)
- Beginn der Tätigkeit (wann hast du dein Business gestartet)
- Angaben zu deinen voraussichtlichen Einkünften
- Einkünfte = alle Einnahmen – alle Ausgaben (das Ergebnis kann positiv [Gewinn] oder negativ [Verlust] sein)
- Dieser Abschnitt ist kurz. Und er ist knackig. Denn dafür müsstest du eigentlich in die Kristallkugel schauen. Wie das geht, schauen wir uns im nächsten Abschnitt genauer an.
- Die Form der Gewinnermittlung
- Wenn du nicht gerade mit einem Umsatz von rund einer Million im Jahr startest oder dein Business ins Handelsregister eintragen musst, dann kreuze hier die Einnahmenüberschussrechnung an.
- Freistellungsbescheinigung
- Dies ist nur relevant, wenn du im Baugewerbe tätig bist. Ansonsten kannst du diesen Abschnitt ignorieren.
- Angaben zur Lohnsteuer
- Planst du, zeitnah Angestellte in deinem Unternehmen zu beschäftigen? Das kommt hier rein.
- Ansonsten kannst du auch diesen Abschnitt ignorieren.
- Angaben zur Umsatzsteuer
- Dieser Abschnitt ist wichtig und bezieht sich unter anderem auf den dritten Abschnitt, in dem du deine geschätzten Einkünfte einträgst.
- Hier trägst du deine geschätzten Einnahmen (ohne Abzug der Ausgaben) ein.
- Hier wird auch die Frage nach der Kleinunternehmerregelung gestellt. Dazu wird es einen eigenen Artikel geben, da das Thema etwas Erklärungsbedarf hat.
- Du kannst eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen (meine Empfehlung: unbedingt machen!).
- Angaben zu Personengesellschaften
- Wenn du nicht alleine, sondern mit anderen Personen ein Unternehmen gründest, ist dieser Abschnitt wichtig.
- Ansonsten kannst du ihn komplett ignorieren.
Diese Vorbereitungen erleichtern dir das Ausfüllen
Eine der größten Herausforderungen beim Ausfüllen ist sicherlich, die Höhe der Einnahmen und Ausgaben vorherzusagen, was sich als sehr schwierig erweisen kann. Da wäre eine Kristallkugel vermutlich ganz hilfreich. Ich zeige dir, wie es auch ohne geht.
Nimm dir ein wenig Zeit, am besten ungestört, und mache es dir mit einem Getränk deiner Wahl, einem Blatt Papier und einem Stift gemütlich. Versuche, dir so realistisch wie möglich vorzustellen, wie viele Kunden du in deinem ersten Jahr haben könntest. Oder wie viele deiner Waren du wahrscheinlich verkaufen könntest. Was sagt dir dein Bauchgefühl? Wenn du kaum Erfahrungswerte hast, auf die du zurückgreifen kannst, schätze lieber zu niedrig als zu hoch. Auch das Finanzamt weiß, dass dieser Teil des Fragebogens nicht einfach auszufüllen ist. Wenn es ganz anders kommt, als von dir angenommen, wird dir niemand einen Vorwurf machen. Um dir jedoch unnötige Kosten zu ersparen, darfst du gerne zurückhaltend schätzen.
Wenn du Waren anbietest, sollten deine Ausgaben auf jeden Fall alle anfallenden Kosten für die Beschaffung, das Material, den Versand der fertigen Ware usw. enthalten. Mindestens in der Höhe, die du für die Waren brauchst, die du voraussichtlich verkaufen wirst.
Für das Folgejahr kannst du die geschätzten Beträge leicht erhöhen. Das zeigt, dass du langfristig planst, mit deinem Business zu wachsen, und es nicht nur als Hobby betreibst.
Umsatzsteuer ja oder nein? Mitarbeiter?
Auch das darfst du dir im Vorfeld gerne schon überlegen. Denn selbst wenn die Frage nach Mitarbeitern wahrscheinlich schnell beantwortet ist, wird in einem solchen Fall die voraussichtliche Höhe der Lohnsteuer benötigt. Nicht die Höhe des Gehalts. Um die Lohnsteuer zu ermitteln, gibt es im Internet kostenlose Lohnsteuer-Rechner. Du gibst einfach den Bruttolohn und die entsprechende Steuerklasse des Mitarbeiters ein und erhältst das Ergebnis, das dir die voraussichtliche Höhe der Lohnsteuer zeigt.
Das Thema Umsatzsteuer ist schon etwas komplexer. Aber keine Sorge, auch dabei kann ich dir helfen. Für die Details erarbeite ich gerade einen eigenen Artikel, der auf wichtige Fragen näher eingeht. An dieser Stelle sei jedoch schon einmal vorweggenommen: Wenn du dich zu Beginn deiner Selbstständigkeit mit der Kleinunternehmerregelung wohler fühlst, dann kreuze das im Fragebogen entsprechend an. Damit ist noch nichts in Stein gemeißelt. Du kannst dich danach immer noch in Ruhe schlau machen und entscheiden, ob du dabei bleiben möchtest oder nicht.
Typische Stolperfallen
Gewerbe oder Freiberufler
Was immer wieder zu Unsicherheiten und Verwirrung führt, ist die Frage „Gewerbe oder Freiberufler?”. Das Gesetz bezeichnet Freiberufler nämlich als „selbstständig tätig”, was ein Gewerbetreibender umgangssprachlich ja auch ist – selbstständig. Die Einordnung als Freiberufler ist im Gesetz jedoch ganz klar umrissen. Nur wer einen der dort aufgezählten Berufe ausübt, darf auf die Anmeldung eines Gewerbes verzichten. Alles andere ist als Gewerbe anzumelden und einzutragen.
Auszug aus dem Gesetz:
Gesetze im Internet, § 18 (1) Nr. 1 Satz 2 EStG
Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe.
Kleinunternehmer – ja oder nein
Das Thema Umsatzsteuer haben wir im letzten Abschnitt bereits näher beleuchtet. Auch das ist eine typische Stolperfalle beim Ausfüllen. Überlege dir, womit du dich wohler fühlst und welche Konsequenzen sich daraus für dich ergeben. Den passenden Artikel dazu findest du demnächst auf meinem Blog. Mit den richtigen Fragen wird dir auch diese Entscheidung leichter fallen.
Voraussichtliche Einnahmen schätzen
Beim Schätzen deiner voraussichtlichen Einnahmen darfst du gerne niedriger kalkulieren. Du brauchst keine Angst vor einer möglichen Nachzahlung zu haben. Gerade am Anfang ist das verfügbare Geld ohnehin knapp. Wenn die ersten Einnahmen eingehen, lege einfach einen Teil des Geldes für die Steuer beiseite. So hast du mehr finanziellen Spielraum, als wenn du direkt Vorauszahlungen leisten müsstest. Das kommt noch früh genug auf dich zu.
Fristen zur Abgabe steuerlicher Unterlagen
Halte die Fristen ein! Das ist sehr wichtig, denn auch das vermittelt dem Finanzamt einen Eindruck von dir. Selbst wenn aus der Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung noch keine schlimmen Konsequenzen zu befürchten sind, sieht das Finanzamt auch hier, wer bereit ist, mitzuarbeiten, und wer nicht. Wenn du dich mit dem Finanzamt gut stellen möchtest, ist das der einfachste Weg dazu. Generell ist eine proaktive Kommunikation mit dem Finanzamt immer gern gesehen. Und die Beamten sind auch nur Menschen. Wer freundlich bleibt, bekommt ungeahnte Unterstützung.
Fazit
Jetzt weißt du, worum es bei dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geht. Es gibt keinen Grund, Angst zu haben. Und keine Sorge, niemand erwartet, dass du ihn perfekt ausfüllst. Eine gute Vorbereitung erleichtert dir das Ausfüllen ungemein. Trotzdem darfst du Fehler machen. Wenn etwas unklar ist, melden sich die Finanzbeamten bei dir.
Du wünschst dir weitere Unterstützung beim Ausfüllen des Fragebogens? Dann melde dich über das Kontaktformular bei mir. Ich lese jede Nachricht und antworte garantiert.
Hast du den Fragebogen schon hinter dir? Was war deine größte Hürde beim Ausfüllen? Schreib es mir in den Kommentaren!
