Hallo und herzlich willkommen!
Rechnungen zu prüfen, klingt langweilig, ist aber bares Geld wert. Denn nur mit korrekten Belegen darfst du Vorsteuer geltend machen und bist auf der sicheren Seite, was die Rechtssicherheit betrifft. Ich zeige dir, worauf du achten musst und wie du dir eine einfache Routine schaffst, die dir Zeit, Nerven und Geld spart.
Warum du jede Rechnung prüfen solltest – und was auf dem Spiel steht
Die Umsatzsteuer aus den Rechnungen, die du schreibst, musst du an das Finanzamt melden. Die Umsatzsteuer aus Rechnungen, die du von anderen Unternehmer:innen für dein Business erhältst, kannst du als sogenannte Vorsteuer dagegen rechnen, sodass du am Ende nur die Differenz bezahlen musst. Diesen Vorgang nennt man Umsatzsteuer-Voranmeldung. In regelmäßigen Abständen gehört das zu deinen Aufgaben als Selbstständige:r.
Je mehr Rechnungen du schreibst, desto mehr Einnahmen erhältst du. So weit, so gut. Doch dadurch erhöht sich auch die Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt zu zahlen hast. Je mehr Vorsteuer du also davon abziehen kannst, desto besser.
Um ein böses Erwachen nach vielen Jahren zu vermeiden, ist es wichtig, dass du alle Rechnungen prüfst. Denn gerade bei der Umsatzsteuer können schnell große Beträge entstehen. Entsprechend teuer kann es werden, wenn das Finanzamt Fehler in der Buchhaltung und auf den Rechnungen findet.
Beispiele:
Ein Netto-Umsatz von 150.000 Euro im Jahr mit 19 % Umsatzsteuer ergibt einen Steuerbetrag von 28.500 Euro.
Bei 200.000 Euro Netto-Umsatz im Jahr mit 19 % Umsatzsteuer sind es bereits 38.000 Euro.
Warum es noch wichtig ist, dass deine Rechnungen korrekt sind, und was sie zwingend enthalten müssen, findest du in meinem Beitrag „Pflichtangaben auf Rechnungen – das muss alles drin stehen“.
Rechnungen prüfen leicht gemacht – Schritt für Schritt zu mehr Sicherheit
Eine neue Rechnung landet in deinem (virtuellen) Briefkasten. So kannst du vorgehen:
Schritt 1 – Dein Name und deine Adresse. Ist sie wirklich für dich bestimmt? Sind die Daten vollständig und korrekt?
Schritt 2 – Die berechnete Leistung bzw. Ware und der Gesamtbetrag. Wurde wie vereinbart abgerechnet, oder etwas Falsches in Rechnung gestellt? Schließlich willst du nur das bezahlen, was du erhalten hast bzw. was vereinbart war.
Damit hast du bereits drei der acht Angaben geprüft, ohne es zu merken.
Nach der Zahlung wandert der Beleg in deine Buchhaltung. Wenn du dann mit dem Buchen beginnst, werden automatisch die nächsten vier Prüffelder aktiv:
Schritt 3 – Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und Steuersatz. Diese Felder werden in deinem Buchhaltungsprogramm bei der Eingabe der Rechnung abgefragt.
Schritt 4 – Das Liefer- bzw. Leistungsdatum. Dieses kannst du zusammen mit dem Rechnungsdatum überprüfen. Es kann sich um ein Datum oder einen Satz wie „Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum“ handeln. Wichtig ist, dass es auf der Rechnung steht.
Fehlt nur noch ein Prüffeld:
Schritt 5 – Die Steuernummer bzw. USt-ID (kurz für: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Prüfe, ob auf der Rechnung eine der beiden Nummern angegeben ist. Du kannst nicht prüfen, ob die Nummer stimmt. Und das wird auch nicht von dir verlangt.
Ein kurzer Blick genügt, um die Prüfroutine abzuschließen. Du hast sichergestellt, dass du eine korrekte Rechnung erhalten hast. Damit ist auch deine Buchhaltung ein Stück sicherer geworden.
In meiner „Checkliste: Rechtssichere Rechnung“ findest du alle vom Gesetz geforderten Pflichtangaben einer korrekten Rechnung sowie deren Bedeutung. Kompakt und übersichtlich, mit Liste zum Abhaken. Der perfekte Begleiter für deine Prüfroutine – hol sie dir hier für 0 Euro!
Für besondere Fälle gibt es zwei weitere Prüffelder. Wahrscheinlich wirst du sie eher selten benötigen. Der Vollständigkeit halber sind sie jedoch mit aufgeführt:
- Wenn du eine Gutschrift erhalten hast, muss statt „Rechnung“ „Gutschrift“ darauf stehen.
- Du erhältst eine Rechnung von einem Handwerker. Diese ist normalerweise für deinen Privatbereich bestimmt, nicht für dein Business. Sie muss zwingend den Hinweis enthalten, dass du sie mindestens zwei Jahre aufzubewahren hast.
Deine eigenen Rechnungen prüfen – die Basis für eine korrekte Buchhaltung
Normalerweise musst du diesen Schritt nur einmalig durchführen und solltest anschließend in der Lage sein, rechtlich korrekte Rechnungen zu erstellen. Am einfachsten geht das mit einer geeigneten Software. Prüfe mithilfe der Prüfroutine, ob die Rechnungen für dein Business korrekt sind. Hast du alle Punkte? Super! Dann kannst du weiterhin rechtssichere Rechnungen schreiben.
Dein Ergebnis zeigt an, dass etwas fehlt? Keine Panik! Vervollständige die Angaben auf der Rechnung oder korrigiere die Fehler. Damit sind deine Rechnungen künftig rechtssicher und du brauchst keine Angst vor einer Prüfung zu haben.
Erhaltene Rechnungen prüfen – so sicherst du dir die Vorsteuer
Da dieser Fall regelmäßig auftritt, solltest du es zur Gewohnheit machen, Rechnungen, die du von anderen Unternehmer:innen für dein Business erhältst, zu prüfen. Denn hier besteht das Risiko, dass du die Vorsteuer (die ausgewiesene Umsatzsteuer in der erhaltenen Rechnung) nicht von der Umsatzsteuer (aus den Rechnungen, die du schreibst) abziehen darfst. Je schneller du mutmaßliche Fehler also findest und korrigieren lässt, desto besser ist es für dich.
Hast du bei der Prüfung einen Fehler entdeckt? Das ist kein Problem! Schreibe der Person, die dir die Rechnung geschickt hat, und bitte um eine Korrektur. Erkläre der Person auch, warum du eine Korrektur möchtest. Sei dabei bitte höflich, denn die Person hat den Fehler sicher nicht mit Absicht gemacht. Es ist gut möglich, dass sie es unangenehm findet, dass ihr der Fehler nicht aufgefallen ist, sondern dir. Bewahre die Rechnungskorrektur zusammen mit der ursprünglichen Rechnung auf. So kannst du auch Jahre später noch nachvollziehen, warum du diese Korrektur bekommen hast. Das ist wichtig, sollte das Finanzamt doch einmal eine Betriebsprüfung bei dir durchführen.
Fazit
Die Prüfung der Rechnungen mag anfangs etwas Zeit in Anspruch nehmen, bis du eine Routine entwickelt hast. Aber es ist auf jeden Fall lohnenswert, da es dir Rechtssicherheit verschafft und deine Buchhaltung prüfungssicher macht. Es ist eine kleine Gewohnheit mit großen Auswirkungen, denn gerade in der Umsatzsteuer kann es schnell teuer werden.
Um dich bei der Umsetzung deiner Prüfroutine zu unterstützen, habe ich meine Checkliste: Rechtssichere Rechnung entwickelt. Neben einer Übersicht aller gesetzlich geforderten Pflichtangaben enthält sie eine praktische Liste zum Abhaken. So weißt du immer genau, was du schon geprüft hast, und was noch fehlt. Schaffe dir Rechtssicherheit direkt an der Basis – hol dir die Checkliste hier für 0 Euro!
Ich bin neugierig: Wie gehst du das Thema „Rechnungen prüfen” an? Machst du es regelmäßig, oder ist es eine eher unliebsame Aufgabe? Erzähl es mir in den Kommentaren!
