Hallo und herzlich willkommen!
Das kennst du sicher auch: Der Arbeitsalltag im eigenen Business ist oft stressig. Es gibt viele Aufgaben zu erledigen und dringende Termine stehen an. Da ist es nur natürlich und absolut menschlich, dass Fehler passieren. Auch beim Erstellen einer Rechnung. Der Gesetzgeber weiß das und hat deshalb die Möglichkeit einer Rechnungskorrektur gesetzlich verankert.
Warum es wichtig ist, diese so zeitnah wie möglich vorzunehmen, wie Rechnungen in der Praxis einfach und rechtsgültig korrigiert werden und welche Möglichkeiten das Gesetz wann erlaubt, erkläre ich dir in diesem Artikel.
Warum du fehlerhafte Rechnungen schnell korrigieren solltest
Die Folgen einer fehlerhaften Rechnung in deiner Buchhaltung sind nicht nur ärgerlich. Im besten Fall kosten sie dich viel Zeit und Nerven, im schlimmsten Fall jede Menge Geld! Denn Prüfungen, egal ob Betriebsprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung, finden meist erst Jahre später statt. Wird der Fehler erst dann entdeckt, kann es sein, dass derjenige, der die Rechnung geschrieben hat, nicht mehr erreichbar ist (zum Beispiel, weil er in Rente ist oder verstorben). Nur derjenige, der die Rechnung ursprünglich geschrieben hat, darf sie auch korrigieren. Du darfst keine Rechnung von jemand anderem korrigieren oder handschriftliche Änderungen darauf vornehmen.
Wenn die Rechnung also nicht mehr korrigiert werden kann, wird dir die Vorsteuer gestrichen (das ist die Umsatzsteuer, die auf Rechnungen von anderen Unternehmer:innen draufsteht). Du musst das Geld an das Finanzamt zurückzahlen und zusätzlich Zinsen für die gesamte Zeit bis zurück zum Rechnungsdatum zahlen. Das kann sehr schnell sehr viel Geld sein.
Selbst wenn eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden kann, bedeutet das nicht automatisch, dass der Vorsteuerabzug erhalten bleibt. In welchen Fällen eine rückwirkende Korrektur nicht möglich ist, erkläre ich dir weiter unten. Die Folge ist in jedem Fall die gleiche: Das Finanzamt verlangt die Vorsteuer zurück, plus Zinsen.
Diese 2 Möglichkeiten zur Rechnungskorrektur hast du
Dir ist bei einer deiner eigenen Rechnungen ein Fehler aufgefallen? Kein Grund zur Panik! Du hast zwei Möglichkeiten, eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren:
- Berichtigte Rechnung (plus Begleitschreiben)
- Stornorechnung und Neurechnung
Beide Arten der Rechnungskorrektur haben ihre Vor- und Nachteile und gelten nur in bestimmten Fällen. Welche das sind, erkläre ich dir im nächsten Abschnitt.
Rechnungskorrektur – Schritt für Schritt erklärt
1. Berichtigte Rechnung
Das ist die einfachste Form der Rechnungskorrektur. Dafür muss die fehlerhafte Rechnung jedoch folgende Mindestangaben enthalten:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- eine Leistungsbeschreibung
- das zu zahlende Entgelt
- die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer (oder der Hinweis, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, z. B. bei Kleinunternehmern)
In meinem Artikel „Pflichtangaben auf Rechnungen – das muss alles drin stehen“ findest du weitere Informationen dazu, was genau damit gemeint ist und welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen sollten, damit sie rechtlich einwandfrei ist.
Solange diese Mindestangaben auf der Rechnung stehen und sie nur kleine Fehler enthält, kannst du die Rechnung formlos berichtigen, ohne den Vorsteuerabzug zum Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zu verlieren.
In der Praxis bedeutet das:
Du erstellst ein normales Schreiben an den betroffenen Kunden mit dem Betreff „Berichtigte Rechnung”. Darin kannst du dich für die Fehler und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten entschuldigen. Liste alle korrigierten Angaben mit dem richtigen Inhalt auf. Ganz wichtig: Beziehe dich dabei ausdrücklich auf die fehlerhafte Rechnung, indem du die Rechnungsnummer nennst. Weise auch darauf hin, dass dieses Schreiben nur in Verbindung mit der ursprünglichen Rechnung gültig ist. So vermeidest du spätere Probleme mit dem Kunden.
Auch für dich gilt: Bewahre beide Dokumente unbedingt zusammen auf! Denn nur dann ist deine Buchhaltung rechtlich sicher.
Der Nachteil dieser Korrekturmethode ist, dass du nicht für jede Buchung einen eigenen Beleg hast. Daher gibt es bei der Verbuchung in deinem Buchhaltungsprogramm einiges zu beachten, damit deine Buchhaltung am Ende immer noch rechtlich in Ordnung ist.
Der Vorteil liegt jedoch eindeutig darin, dass eine Rechnungskorrektur formlos erfolgen kann. Die ursprüngliche Rechnung enthält in der Regel nur kleine Fehler, ist aber grundsätzlich vollständig. Das reduziert den Korrekturaufwand erheblich. Dies ist zudem diejenige Form, die eine rückwirkende Korrektur zulässt. Der Vorsteuerabzug wird dadurch nicht beeinflusst.
Bonus-Tipp für deine eigene Buchhaltung:
In den meisten Fällen hast du die betroffene Rechnung wahrscheinlich bereits in deiner Buchhaltung verbucht. Wenn dein Programm korrekt arbeitet, kannst du die Buchung nicht mehr ändern. Selbst wenn du es könntest, ist es sauberer, wenn du die Buchung stornierst und neu buchst. Ergänze den ursprünglichen Buchungssatz durch einen Hinweis auf die Korrektur und verknüpfe die neue Buchung sowohl mit der Rechnung als auch mit dem Korrekturschreiben. So kann auch ein Prüfer bei einer möglichen Betriebsprüfung später nachvollziehen, was du gemacht hast.
2. Stornorechnung und Neurechnung
Diese Möglichkeit der Rechnungskorrektur besteht jederzeit. Du kannst sie also auch nutzen, wenn die oben beschriebenen Mindestanforderungen erfüllt wären. Wenn diese jedoch nicht erfüllt sind, weil eine Angabe fehlt oder so falsch ist, dass sie genauso gut fehlen könnte, musst du die ursprüngliche Rechnung stornieren und neu schreiben. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten.
In der Praxis bedeutet das:
- Du gehst in dein Buchhaltungsprogramm und stornierst die betroffene Rechnung. Das machst du, indem du eine sogenannte „Storno-Rechnung” erzeugst. Lass dich nicht verwirren: Die Stornorechnung bekommt eine eigene Rechnungsnummer und enthält alle Geldbeträge mit einem Minuszeichen. Ganz wichtig: Die Stornorechnung muss sich ausdrücklich auf die fehlerhafte Rechnung beziehen. Am einfachsten geht das, indem du die Rechnungsnummer der fehlerhaften Rechnung in die Stornorechnung einträgst.
- Anschließend erstellst du eine neue Rechnung. Ganz normal und diesmal mit allen nötigen Pflichtangaben. Achte darauf, dass der Inhalt vollständig und richtig ist.
- Erstelle ein Begleitschreiben zur Stornorechnung und zur neuen Rechnung. Darin kannst du dem betroffenen Kunden erklären, was du gemacht hast. So kann auch er den Vorgang später noch nachvollziehen. Zudem kannst du dich ganz einfach für die Fehler und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten entschuldigen. Denn Fehler passieren, das ist nicht schlimm.
Dein betroffener Kunde erhält von dir das Begleitschreiben, die Stornorechnung und die neue Rechnung. Du behältst jeweils eine Ausfertigung jedes Dokuments für deine eigene Buchhaltung.
Der Nachteil dieser Methode ist, dass der Vorsteuerabzug in den meisten Fällen zum Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung verloren geht. Erst mit dem Datum der neu erstellten Rechnung hat dein Kunde wieder das Recht, die Vorsteuer aus deiner Rechnung beim Finanzamt geltend zu machen. Umgekehrt gilt das auch für dich, wenn du von einer fehlerhaften Rechnung betroffen bist, sodass eine Stornorechnung notwendig ist.
Der Vorteil dieser Korrekturmethode liegt darin, dass du für jede Buchung einen eigenen Beleg hast. Damit lässt sich deine Buchhaltung auch viele Jahre später sehr gut prüfen und nachvollziehen.
Bonus-Tipp für deine eigene Buchhaltung:
Du buchst alle drei Belege in deiner Buchhaltung. Zuerst die ursprüngliche, fehlerhafte Rechnung – falls du sie nicht ohnehin schon gebucht hast. Vergiss nicht, das entsprechende Dokument mit der Buchung zu verknüpfen. Anschließend buchst du die Stornorechnung als Ausgleich zur fehlerhaften Rechnung (entweder alle Beträge mit Minuszeichen oder „spiegelverkehrt”). Auch hier verknüpfst du das entsprechende Dokument. Zuletzt buchst du die neue Rechnung und verknüpfst auch diese entsprechend. So ist deine Buchhaltung sauber und du kannst später leicht nachvollziehen, was du gemacht hast.
3. Fehler in einer erhaltenen Rechnung
Du hast einen Fehler in einer Rechnung gefunden, die du von jemand anderem erhalten hast? Auch hier gilt: Kein Grund zur Beunruhigung! Schreibe der betroffenen Person und teile ihr mit, welchen Fehler du gefunden hast. Bitte um eine Korrektur und setze eine Frist, bis zu der du diese benötigst. Bleibe dabei bitte höflich und verständnisvoll, denn die Person hat den Fehler sicher nicht mit Absicht gemacht. Es kann gut sein, dass sie sich sogar dafür schämt.
Prüfe die Korrektur, sobald du sie erhalten hast. Nicht, dass sich doch noch ein Fehler eingeschlichen hat. Auch das wäre menschlich, denn eine solche Korrektur erzeugt auch immer Stress bei der Person, die die Rechnung geschrieben hat und sie jetzt korrigieren muss. Scheue dich nicht, eine weitere Korrektur anzufordern, wenn du erneut Fehler findest. Denn du benötigst eine korrekte Rechnung für deine Buchhaltung und hast einen rechtlichen Anspruch darauf.
Bonus-Tipp für deine eigene Buchhaltung:
Bewahre alle Dokumente zu einer Korrektur immer gemeinsam auf. So kannst du auch später noch nachvollziehen, warum du was wie gebucht hast. Durch die entsprechende Verknüpfung der Dokumente mit der Buchung wird die Nachvollziehbarkeit auch in deinem Buchhaltungsprogramm gewährleistet. Welche Korrekturmethode wie gebucht wird, erkläre ich dir im jeweiligen Bonus-Tipp dazu. Das Prinzip ist immer gleich, egal, ob es sich um eine von dir geschriebene Rechnung handelt oder um eine, die du von jemand anderem für dein Business erhalten hast.
Fazit
Rechnungskorrekturen sind eine gute Sache. Sie helfen dabei, die Buchhaltung rechtlich korrekt zu halten – auch wenn mal Fehler passieren (was nur menschlich ist). Darum ist es wichtig, alle Rechnungen, die du für dein Business erhältst, regelmäßig zu prüfen, bevor du sie in deine Buchhaltung aufnimmst.
Um dir eine entsprechende Prüfroutine aufzubauen, lies gerne meinen Artikel „So prüfst du Rechnungen richtig – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung”. Darin unterstütze ich dich mit einer einfachen Anleitung, die du direkt umsetzen kannst. So fallen dir Fehler zeitnah auf und du kannst gleich eine Rechnungskorrektur anfordern. Warte bitte nicht, bis eine Prüfung ansteht. So sparst du jede Menge Zeit und Nerven!
Jetzt bist du dran: Welche Herausforderungen hast du mit dem Thema Rechnungen? Hattest du vielleicht schon einmal eine fehlerhafte Rechnung und warst damit völlig überfordert? Erzähl es mir in den Kommentaren! Ich bin mir sicher, dass du mit deiner Erfahrung nicht allein bist.
Ich freue mich schon darauf, von Dir zu lesen.
Bis bald!
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